外宾接待工作流程

(共32项)

为了更好地贯彻落实国家有关外事工作的方针政策，适应我校在新形势下改革开放的新特点、新要求、新步伐，使我校外宾接待工作逐步走上标准化、规范化的轨道，特此制定如下接待工作流程：

一、前期准备

□ 1、与来宾或有关人士联系，掌握来访时间、目的、来宾身份、人数等相关信息，并与联系人相互留手机号码，随时保持联系，注意：来访时间尽量避开周六周日(外事专管员)。

□ 2、制定接待计划，确定相关部门领导出席，经处长同意后，上报校长，待校长批示后抓紧落实。(处长、外事专管员)

□ 3、准备外宾所在国国情、中医药立法、来宾风俗习惯及注意事项、外宾单位与国内高校的交往情况。（外事专管员）

□ 4、将接待方案及来访人员名单等相关资料分别送相关部门领导、出席接待的校领导每人各一份（最好是上有校长批示笔迹）。（外事专管员）

□ 5、在有关地点制定欢迎标语内容（中外文或繁体中文），并通知参访部门负责人准备接待客人，向参访部门发出欢迎标语，通知会场做好茶水和多媒体设备调试及打欢迎标语，通知餐厅按接待标准准备宴请。（外事专管员）

□ 6、通知宣传部派记者前来摄影并写好相关报道，最好外事专管员写好报道送宣传部修改。（外事专管员）

□ 7、准备好校长发言稿、主持稿、议程、席位牌、封皮及笔等，会场放置席位牌。（外事专管员）

□ 8、通知保卫处。（外事专管员）

□ 9、与办公室落实车辆,上交用车申请，确定用车时间，掌握司机手机号，并及时通知准确出车时间，确定接车或接机人员。（外事专管员）

□ 10、与来宾联系是否着正装，双方保持一致，并通知我方相关领导是否着正装及带名片等有关事宜。（外事专管员）

□ 11、会场准备：① 大学介绍POWERPOINT；② 宣传资料（大学简介等宣传画册），文件夹（便笺、铅笔）；③ 茶水（境外客人要准备咖啡）。

□ 12、提出我方所赠礼品建议，购买礼品及包装好。对外赠礼以赠礼方或受礼方级别较高一方的级别确定赠礼标准。赠礼方或受礼方为正、副部长级人员的，每人次礼品不得超过400元；赠礼方或受礼方为司局级人员的，每人次礼品不得超过200元；其他人员，可以视情况赠送小纪念品。（外事专管员）

二、迎接

□ 13、外事专管员前往机场迎接。

□ 14、外事专管员前往宾馆迎接。

□ 15、在江西工业贸易学院处通知处长所在位置，提醒处里接待人员提前通知相关领导。(外事专管员)

□ 16、提前5分钟左右向下一个参访点。

三、住宿

□ 17、落实并掌握来宾住宿、住宿费用由哪方承担，负责结算我方承担的宿费。提前向签约宾馆预订好房间，接待人员送外宾至宾馆。（外事专管员）

□ 18、费用如由我校承担，住宿则江西省外宾接待管理办法执行。（外事专管员）

四、会见

□ 19、做好会见工作，准备茶水、摆放席位牌、议程等每人一份(中英文)。（外事专管员）

□ 20、通知宣传部记者摄影。（外事专管员）

□ 21、准备录音笔，为会议全程录音。（外事专管员）

□ 22、会见时专人为领导接送礼品，并负责分发至有关领导手中。（外事专管员）

□ 23、每项活动出发前安排好车辆，按顺序排列在门前等候。（外事专管员）

四、宴请

□ 24、落实每顿用餐（包括其它部门宴请），通知陪餐人员。掌握点菜标准，画图定座位，并印好摆好桌签（中外文双面）。（外事专管员）

外宾宴请费（含酒水、饮料）标准：省级人员出面举办的宴会，每人每次400元；厅局级及以下人员出面举办的宴会，每人每次300元。

□ 25、菜单用中英文，每人一个。（外事专管员）

□ 26、在保证主桌同时，要照顾好领导秘书、司机、记者等有关人员用餐。（外事专管员）

五、活动

□ 27、每项活动出发前安排好车辆，按顺序排列在门前等候。（外事专管员）

六、送行

□ 28、由外事专管员送客人至宾馆。

□ 29、送机场则需提前了解其航班、起飞时间，按起飞时间倒计，安排车辆提前40-50分钟抵机场。

七、后续工作

□ 29、外宾离境后保持联系。（外事专管员）

□ 30、督促各个部门跟进。

□ 31、做好接待工作总结。（外事专管员）

□ 32、整理出一套完整的接待方案，存档。（外事专管员）

以上外宾接待流程需在处长的统一领导下认真执行并在实践中不断修改完善。我处参与人员各负其责，密切配合，本着外事无小事、分工不分家的原则，认真负责，齐心协力，共同完成好外事接待工作。

江西中医药大学国际交流合作处

二〇一五年十一月十九日